Geautomatiseerde inkoopfacturen voor EuroQol

De EuroQol Research Foundation is een non-profit organisatie die onderzoek in de gezondheidseconomie ondersteunt. Zij biedt gratis toegang tot de EQ-5D vragenlijsten, waarmee kwaliteit van leven kan worden gemeten. Deze vragenlijsten worden ingezet in niet-commercieel onderzoek en in patiëntenzorg in meer dan 200 talen. Daarnaast financiert EuroQol wetenschappelijk onderzoek naar het meten van kwaliteit van leven, of de analyse van dit soort data.

Wegens de continue groei die EuroQol doormaakt neemt het aantal inkomende inkoopfacturen toe. Veel stappen in het verwerkingsproces van die inkoopfacturen waren handmatig en daarmee tijdrovend en foutgevoelig. EuroQol is een klant van musQueteer: IT consultancy organisatie en Salesforce implementatiepartner. MusQueteer benaderde ons om samen het vraagstuk van EuroQol op te lossen. Dat zagen we natuurlijk wel zitten!

Om EuroQol maximaal te ontzorgen hebben we een koppeling gerealiseerd met de volgende duidelijke werkwijze:

1. Een inkoopfactuur wordt in Salesforce door EuroQol op "te betalen" gezet;
2. Onze software pakt deze factuur op en zet deze met bijbehorende relatie als inkoopfactuur in Exact Online;
3. Onze software maakt een betaling aan voor deze factuur;
4. Dagelijks worden de betalingen op een vast moment verwerkt;
5. De betalingen worden handmatig in de bankomgeving geaccordeerd. Dit kan per batch;
6. De dag na betaling wordt de status van de factuur in Exact Online aangepast. Ook wordt de factuurstatus in Salesforce automatisch bijgewerkt.

Het grootste voordeel voor EuroQol is dat inkoopfacturen slechts één keer ingevoerd en gecontroleerd hoeven te worden. De grootste handmatige handelingen worden geautomatiseerd. Het enige dat nog handmatig gedaan moet worden is het accorderen van de batchbetaling. Door de tijd die hiermee bespaard wordt heeft EuroQol onder andere de tijd om meer EQ-5D registraties te verwerken en tegelijkertijd klanten tevreden te houden, zonder het team te hoeven uitbreiden. Kortom: met het huidige team klaar voor de toekomst!

Zit jij, net als EuroQol, nou ook met een integratie-vraagstuk? Bel ons op en vraag naar Niek. Hij denkt graag met je mee!