Digitalisering examineringsproces voor Graafschap College

Soms kun je met wat kleine verbeteringen al heel wat vooruitgang boeken. Bij het digitaliseren van het examineringsproces van het Graafschap College lag het echter wat complexer. De combinatie van Office 365, Sharepoint, Magister en het printen, handmatig invullen en scannen van papieren formulieren zorgde voor een zeer complex, foutgevoellig en arbeidsintensief proces.

Aan het begin van dit jaar klopte het Graafschap College bij ons aan met de vraag of wij wilden meedenken in het realiseren van een oplossing. Natuurlijk! Met het verbeterpunt van Telesuper in het achterhoofd hebben we dit project met beide handen aangepakt. Het resultaat? Een volledig digitaal proces dat student, docent en examinator samen doorlopen, zonder ook maar 1 velletje papier.

"We hebben contact met Semso opgenomen met de vraag of zij de intensieve documentenstroom die hoort bij de huidige ingekochte beroepsgerichte examens zouden kunnen digitaliseren. Het examineringsproces koste erg veel papier en tijd en zorgde daardoor voor een hoop ergernis. Ieder jaar wordt dit proces door wel 500 studenten doorlopen. Je kunt je voorstellen dat het printen, invullen en inscannen van 4 lange formulieren per student een enorme klus is, dat een stuk efficiënter kan."

"We hadden de mannen van Semso al eens ontmoet in een informele setting. De klik was meteen goed. Toen dit vraagstuk ging spelen was Semso daarom een van de partijen waar wij direct aan dachten. Eenmaal in contact bleek dat Semso in de oriënterende fase met een goed en helder voorstel kwam. Hierin werd duidelijk uiteengezet wat er wel en niet mogelijk was. Daarnaast hadden collega's binnen het Graafschap College al enige goede ervaring met Semso. De combinatie van deze twee factoren heeft ons doen besluiten voor Semso te kiezen."

"Aan het begin van het project was het voor ons nog niet helemaal duidelijk in welke vorm de oplossing gegoten zou worden. Tijdens de oriënterende fase met Semso kreeg de oplossing steeds meer vorm. Nu ziet de examineringstool er bijzonder goed en professioneel uit. Het werken met de tool gaat ons ontzettend veel handmatig werk en papier schelen. Daarnaast is het verwerken van alle informatie een stuk minder foutgevoelig! Kortom; Wij zijn enorm blij met het resultaat!"

"Zoals bij veel grotere IT-projecten is er een risico aanwezig dat het oorspronkelijke budget niet voldoende blijkt te zijn. Doordat je samen iets volledig nieuws ontwikkeld is dit vooraf lastig te begroten. Daarnaast loop je gedurende het project tegen zaken aan die vooraf niet bekend waren. Ook bij dit project bleef voortschrijdend inzicht ons niet bespaard. Gelukkig was er altijd transparante communicatie omtrent de bestede en te verwachten uren, waardoor grote "verrassingen" achteraf uitbleven."

"In de vorige alinea hebben we de transparante en duidelijke communicatie over de uren al aangehaald. Eigenlijk was dit over het gehele project één van de sterke punten. Semso heeft het project op een adequate en professionele manier aangepakt. Knap gedaan voor zo’n -relatief- jong bedrijf!"

Voor Semso was dit een enorm uitdagend project. Niet alleen door de omvang, maar ook doordat dit een niet allerdaagse integratie was. Zo moesten de examinerings-pdf's identiek blijven aan de aanlevering en moesten alle formulieren digitaal beantwoord én ondertekend worden. Daarnaast speelde dit project gedurende de introductie van de AVG/GDPR waardoor de oplossing, geheel terecht, qua privacy onder een vergrootglas lag.

Wij zijn enorm blij dat we deze uitdaging zijn aangegaan. We hebben de examinerings-pdf's op een slimme manier weten te integreren met de invoerapplicatie, Magister, Office 365 en Sharepoint. Hierdoor is de resultaat-pdf van hoge kwaliteit én is de applicatie ook nog eens heel onderhoudsvriendelijk .

Voor ons is het heel prettig om te lezen dat het Graafschap College blij is met het resultaat en onze communicatie als duidelijk en helder heeft ervaren. Daar doe je het immers voor. Uiteraard hebben wij zelf nog wel wat verbeterpunten; De belangrijkste is dat wij de kans op voortschrijdend inzicht in een vroeg stadium verder willen beperken. Momenteel werken we daar al aan door aan het begin van het project verschillende proof-of-concept's uit te voeren, die er voor moeten zorgen dat onmogelijkheden vroeg aan het licht komen, maar we willen hier nog verder in gaan. Hoe? Daar wordt momenteel hard over nagedacht.

Wij willen het Graafschap College hartelijk bedanken voor het vertrouwen en de prettige samenwerking. Hopelijk is dit project de aftrap voor een mooie en langdurige samenwerking.

Kunnen jouw processen ook een boost gebruiken? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee!