Orders, voorraad en track & trace up-to-date
De Amazon fulfilment koppeling
Met de fulfilment koppeling komen nieuwe Amazon orders direct in Exact Online terecht. Ideaal wanneer je zelf de fulfilment (FBM) verzorgt. Wanneer je een levering uitvoert, wordt ook de track & trace informatie automatisch teruggestuurd naar Amazon.
Besteed je het fulfilment uit aan Amazon (FBA)? Dan is deze koppeling nog steeds erg handig. De voorraad van je Amazon magazijn is namelijk automatisch up-to-date in Exact Online. Doordat de koppeling de kostendrager kan vullen, krijg je op productniveau inzicht in je verkoopaantallen van je artikelen via Amazon.
Deze fulfilment koppeling voorziet informatiestromen rondom de logistieke processen. Op basis van het land waar jij naartoe levert, type levering (regulier of intracommunautair) en btw-percentage kunnen ook de juiste btw-codes gekoppeld worden aan relatie en order. Dit is echter alleen bruikbaar wanneer jij vanuit één land levert. Lever je vanuit verschillende landen, waardoor je ook in verschillende landen belastingplichtig bent, dan is de financiële koppeling een must.
Hoe gaat de module om met
Orders
Wanneer iemand op Amazon een bestelling plaatst wordt deze, inclusief gegevens van de koper, automatisch als verkooporder in Exact Online geplaatst. De order wordt aan het gewenste magazijn gekoppeld, hierdoor is de voorraad in Exact Online altijd up-to-date*!
*Omdat Amazon de retours pas in het taxreport communiceert, worden retours nog niet automatisch in de voorraad teruggeboekt. Hiervoor dien je dus nog een handmatige actie uit te voeren.
De gegevens van order en koper worden nagenoeg real-time in Exact Online geplaatst. Voor elke order wordt een nieuwe relatie aangemaakt in Exact Online. Dit kan voor een grote hoeveelheid relaties zorgen, maar dat is voor Exact Online geen probleem. Het is mogelijk om aan deze relaties automatisch een grootboekrekening en betaalmethode te koppelen. Erg handig als je zelf voor de orders de verkoopfacturen aanmaakt.
Daarnaast kan klantinformatie een hoop nuttige inzichten opleveren. Indien gewenst kunnen we een einddatum voor de relaties meegeven, zodat deze na een afgesproken periode inactief worden. Op die manier hou je het relatieoverzicht compact en overzichtelijk.
Wanneer de orders succesvol zijn toegevoegd, staan ze foutloos als verkooporder in Exact Online. Je kunt dus direct starten met de levering zonder handmatige invoerwerkzaamheden!
Werk jij volgens het FBA principe, dan maken we automatisch een goederenlevering aan. De levering heeft immers al plaatsgevonden. Door de goederenlevering aan te maken op het Amazon magazijn in Exact Online, wordt de voorraad netjes bijgewerkt.
Wanneer de orders worden toegevoegd, koppelt onze oplossing de orderregels aan de juiste btw-code. Deze wordt bepaald door het btw-percentage en het land waar je belastingplichtig bent. Deze instellingen worden gedaan op basis van de informatie die wij vanuit Amazon ontvangen. Wanneer dit gebruikt wordt voor facturatie en btw-aangiften is het zaak deze informatie goed te controleren.
De Amazon koppeling zoekt in Exact Online de bestelde artikelen op. Hiervoor wordt gekeken in de velden Code, Barcode en een instelbaar veld "ItemExtraField . Er wordt in deze velden gezocht op SKU en ASIN.
Hoe gaat de module om met
Levering en track & trace
Zodra de order is gepickt, kan deze verzonden worden. In Exact Online handel je dit af door een goederenlevering aan te maken voor de bijbehorende order. Onze koppeling maakt vervolgens automatisch een levering aan in Amazon.
Het veld “Trackingnummer” wordt ook overgezet, waardoor de koper ook de levering kan volgen. Ook als het trackingnummer later wordt toegevoegd, komt het automatisch in Amazon terecht.
Wanneer je zowel met via FBA als FBM werkt (of alleen via FBA), wil je niet dat de orders die al geleverd zijn door Amazon in Exact Online open blijven staan. Op basis van het fulfilment channel dat wij vanuit Amazon meekrijgen, zorgen wij dat voor de FBA-orders automatisch een goederenlevering wordt aangemaakt. Deze hoeven namelijk niet door jezelf afgehandeld te worden.
