Hoe werkt jullie factuurkoppeling voor Amazon?

Amazon facturen als verkoopboekingen in Exact Online

De Amazon financiële koppeling

Onze financiële module zorgt ervoor dat iedere avond facturen uit Amazon als verkoopboekingen in jouw Exact Online administratie verschijnen. Hieronder in de alinea over Kaders lees je dat de financiële module werkt voor orders die gefactureerd worden door Amazon. Als we een factuur ophalen die niet door Amazon gefactureerd wordt, dan negeren we deze. Wel versturen we een e-mail met enkele basisgegevens naar je, inclusief:

• ASIN
• Order-ID
• Orderdatum
• Bedrag inclusief btw

Wanneer de factuur wel door Amazon is gefactureerd, wordt de factuur door de koppeling verwerkt. Werk je enkel met onze factuur module zonder de order module, dan wordt in alle gevallen een nieuwe relatie in Exact Online aangemaakt. De relatie krijgt de volgende gegevens:

• BTW Code van het bedrijf (alleen gevuld mits het een bedrijf betreft)
• Bedrijfsnaam
• Naam contactpersoon
• Leveringsadres, bestaande uit:
  • Adresregel 1
  • Adresregel 2
  • Adresregel 3
  • Postcode
  • Stad
  • Land

Omdat een relatie uit Amazon vaak eenmalig wat bestelt, wil je misschien niet dat deze relatie oneindig tussen je relaties naar boven komt. Daarom kunnen wij een einddatum instellen op de aangemaakte relatie. Na deze einddatum is de relatie niet meer zichtbaar in het reguliere relatieoverzicht. We horen graag van jou hoe lang een relatie actief mag blijven.

Vervolgens wordt voor de aangemaakte relatie een verkoopboeking (niet te verwarren met een verkoopfactuur) aangemaakt in Exact Online. Wanneer het om een Amazon factuur gaat voor een order die buiten de EU wordt geleverd, is btw niet van toepassing. Op dat moment koppelen wij de daarvoor bestemde btw-code aan de boeking. Btw-codes dienen door jou aangeleverd te worden.

Is het een levering binnen de EU, dan zijn er twee smaken: een reguliere of intracommunautaire levering. Wanneer een order wordt aangemerkt als Non Taxable boekt onze koppeling deze onder de voor dat land bekende btw-code. Een order wordt namelijk alleen als Non Taxable aangemerkt als je in Amazon geen btw-nummer hebt ingevoerd voor het land waaruit je levert.

Wij nemen de btw-tarieven 1-op-1 uit het taxreport van Amazon over. Het btw-tarief en de btw-jurisdictie bepalen samen welke btw-code gehanteerd wordt. Onze financiële koppeling zet alle informatie over die je nodig hebt voor een juiste btw-aangifte. Deze gegevens kunnen wij indien gewenst exporteren naar een goed leesbaar csv-bestand. Eventuele promo’s worden automatisch op orderregel niveau verrekend, zodat het bedrag per orderregel altijd overeenkomt met het bedrag dat aan de eindklant is gefactureerd. De fees die Amazon inhoudt voor hun dienstverlening, worden niet meegenomen.

Let op!

Attentiepunten

• Let erop dat je zelf in de gaten moet houden in welk land je btw-plichtig bent. Dit heeft te maken met de drempel-bedragen per land, maar ook vanuit welk land je levert.
• Onze koppeling zet gegevens uit Amazon over naar jouw Exact Online administratie. Wij hanteren de door jouw aangeleverde instellingen. De eindcontrole van volledigheid en juistheid is altijd aan jou.

Om rekening mee te houden

Kaders

Er zijn een aantal zaken waar je rekening mee moet houden als je gebruik gaat maken van onze Amazon koppeling met Exact Online. Op financieel gebied zijn dit de volgende:

• De koppeling is alleen geschikt voor klanten die de facturatie door Amazon laten verzorgen.
• Wij zetten financiële informatie op de afgesproken plek in Exact Online. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de juiste boekhoudkundige en belastingtechnische afhandeling.

Onze koppeling kan ook met terugwerkende kracht Amazon historie in Exact Online inlezen. Wil je hier meer informatie over of over de Amazon koppeling met Exact Online? Klik dan op onderstaande button.