14-08-2019
Bij Semso houden we van persoonlijkheid. Daarom houden we van veel en zorgvuldig klantcontact via face-to-face gesprekken, mailtjes en belletjes. Tot op zekere hoogte is dat goed te doen. We zien ons klantenbestand steeds verder groeien en het wordt steeds lastiger om overzicht te behouden. Mede daarom hebben we besloten om een ticketsysteem in te voeren. De overige redenen en hoe het precies werkt, ga ik je hier vertellen!
Waarom een ticketsysteem?
Voor ons projectmanagement gebruiken we Teamleader. Naast projectmanagement functionaliteiten beschikt dit pakket ook over een ticketsysteem. Hier maken we sinds een tijd gebruik van. Niet iedereen is hiervan op de hoogte, dus laat me dat voor je uit de doeken doen.
Het was voor ons lastig om overzicht te behouden op al het binnenkomend contact. Om iedereen van dienst te kunnen zijn en het toch persoonlijk te houden, leek een ticketsysteem ons een goed hulpmiddel. Hiermee willen we ervoor zorgen dat alles beter gedocumenteerd, gecentraliseerd en bijgehouden wordt.
Documenteren
Alle communicatie aangaande een ticket wordt onder die ticket gegroepeerd en opgeslagen. Als een ticket afgehandeld is wordt deze opgeslagen in het archief. Zo kunnen we altijd terugzoeken in de historie om onduidelijkheden te verklaren.
Centraliseren
Het is fijn om alle communicatie met klanten op een centrale plek te hebben. Het mooie aan het gebruiken van een ticketsysteem is: voor jou als klant lijkt het alsof je een mailgesprek houdt (wat het in principe ook is). Voor ons is het echter een stuk overzichtelijker en beter te onderhouden, omdat we alles in één omgeving hebben.
Bijhouden
Ten slotte kunnen we contact beter bijhouden. Alle mailtjes die verstuurd worden naar support@semso.nl komen binnen in onze ticketbox en hebben automatisch de status open. Het voordeel hiervan: we handelen alle tickets af. Jouw mailtje zal dus nooit in vergetelheid raken (zoals dat in een mailbox wel zou kunnen) en wordt altijd door een medewerker opgepakt.
Wat verandert er voor mij als klant?
Bijna niets eigenlijk! In plaats van dat je info@semso.nl of een medewerker zou mailen met een vraag of verzoek, verstuur je deze nu naar support@semso.nl. Wanneer je reeds mailcontact met een medewerker hebt is dat natuurlijk anders. Mocht je een spoedje hebben adviseren we gewoon te bellen, maar over het algemeen kun je met een supportticket goed uit de voeten.
Je zult dan ook altijd, zoals je net hebt kunnen lezen, een persoonlijke reactie van één van ons op je ticket krijgen. Zo hopen we dat onze persoonlijke aanpak er niet onder zal gaan lijden en dat het voorkomt dat zaken blijven liggen.
Kleine tip: als je contact met ons opneemt over een ticket, vermeld er dan even het ticketnummer bij. Zo kunnen we het contact goed bij blijven houden en dat is uiteindelijk voor iedereen fijner en beter.
