06-04-2018
Ook klaar met het dubbel invoeren en bijwerken van dezelfde gegevens in verschillende systemen? Er is altijd een oplossing die jou tijd, geld en die ergernis kan besparen. Of je nou bij een productiebedrijf werkt en een leverancier hebt die met EDI werkt of veel financiële boekingen moet verwerken; een softwarekoppeling kan veel van dit handmatige werk wegnemen. Zo hou jij tijd over voor de belangrijke dingen! In deze blog worden een viertal koppelsituaties geschetst, samen met de oplossingen die jouw werk een stuk makkelijker gaan maken!
1) Gegevens tussen jouw ERP- en boekhoudpakket automatisch uitwisselen
Dagelijks werk je met een ERP-pakket en een boekhoudpakket. Er moeten verkooporders, relaties en factuurgegevens onderling uitgewisseld worden. Je bent er iedere dag weer een hele tijd zoet mee om gegevens van het ene naar het andere pakket over te zetten en andersom. Is dat echt nodig?
Nee! De hierboven geschetste situatie is een veelvoorkomende. Je maakt gebruik van twee of meerdere softwarepakketten om je bedrijfsvoering zo optimaal mogelijk uit te voeren. Het nadeel van het gebruiken van meerdere softwarepakketten is dat er veel handmatige handelingen aan te pas komen. Dit komt doordat deze pakketten niet tot nauwelijks samenwerken. In die situatie is het een hele opgave om alle orders, relaties en factuurgegevens up-to-date te houden in ieder systeem.
Een softwarekoppeling kan ervoor zorgen dat deze gegevens vanuit een centraal punt te beheren zijn. Wanneer er bijvoorbeeld een relatie toegevoegd moet worden, kan dit vanuit dat punt gedaan worden. De softwarekoppeling pakt de ingevoerde gegevens op en zorgt dat die op de juiste plekken in de juiste systemen terecht komt. Op die manier maak je van de verschillende softwarepakketten die je intern gebruikt één geheel. Zo bespaar je veel tijd én voorkom je dat gegevens verkeerd of verouderd in andere systemen staan.
Geen overbodig werk, maar effectief omgaan met je tijd!
2) Informatie uit Excel of CSV-bestanden automatisch verwerken
Relaties sturen hun CSV-bestanden met bijvoorbeeld order- of artikeldata naar je toe. Ze zetten deze bestanden in een FTP-map of sturen het naar een e-mailadres. Vervolgens moet je dit bestand controleren en verder verwerken binnen jouw systeem.
Het ontvangen van bestanden in een vast formaat is een goede zaak! Zo kan er meer gestroomlijnd gewerkt worden en kan er volgens een vaste aanpak met die bestanden omgegaan worden. Een vast formaat betekent ook dat software hier goed mee om zou kunnen gaan. Veel softwarepakketten ondersteunen echter het uitlezen van FTP-mappen of mailboxen niet. Een softwarekoppeling zou op een bepaalde interval die FTP-map of mailbox uit kunnen lezen en vervolgens de opgehaalde bestanden verwerken in jouw systeem volgens jouw werkwijze.
Stel dat er CSV-orders naar orders@jouwbedrijf.nl gestuurd worden. De softwarekoppeling kijkt op het gewenste moment of er nieuwe orders in die mailbox staan. Wanneer er nieuwe orders zijn, haalt hij deze op en verwerkt deze in jouw software. Dit is een relatief kleine automatisering, maar zal je op den duur wel veel tijd besparen.
Daar hoef je niet meer naar om te kijken!
3) Externe verkoopkanalen als Bol.com of Groupon integreren met jouw ERP pakket
Je verkoopt artikelen in je winkel, je webshop en sinds kort ook via een extern verkoopkanaal. Het hele beheer van je winkel en je webshop heb je ondergebracht in één systeem. Sinds het verkopen via het externe verkoopkanaal moet je je gegevens op twee plaatsen up-to-date houden.
Het verkopen van jouw producten op websites van derden zoals Bol.com, Amazon en Groupon, is hartstikke interessant! De hoeveelheid werk die dit met zich meebrengt is echter wat minder interessant. Zo moet je bijvoorbeeld alle orders en facturen die via dit extra kanaal aangemaakt worden, handmatig overzetten naar jouw boekhoudpakket en zorgen dat de artikelen en voorraden up-to-date blijven.
Het beheer van je winkel en de webshop doe je via jouw ERP-pakket en dat loopt allemaal wel gesmeerd. Zou het nu niet fijn zijn om te kunnen profiteren van de verkoop via een externe partij, zonder dat je hier extra werk mee hebt?
Een softwarekoppeling biedt hier een mooie oplossing! De koppeling fungeert hier als een lijntje tussen jouw ERP-pakket en je externe verkoopkanaal. Zo worden productinformatie, orders en facturen tussen jouw ERP-pakket en het externe verkoopkanaal uitgewisseld. Op deze manier kun je alles centraal vanuit je ERP-pakket blijven doen en toch profiteren van de voordelen van het externe verkoopkanaal!
Wel de lusten, niet de lasten van een extern verkoopkanaal!
4) EDI met jouw ERP- of boekhoudpakket integreren
Je werkt al een lange tijd samen met een belangrijke klant. Deze klant besluit op een dag te gaan werken volgens de EDI-standaard. Deze EDI-bestanden komen bij jouw EDI-serviceprovider binnen. Jouw software kan deze bestanden nog niet uitlezen. Dit betekent dat ze vertaald moeten worden naar gegevens die jouw pakket begrijpt. Hier gaat enorm veel tijd in zitten en frustreert uiteindelijk enorm. Kon dit maar automatisch…
Dat kan! Deze situatie behoeft het ondersteunen van het EDI-bestandsformaat. Het EDI-formaat wordt gebruikt voor bijvoorbeeld orders, facturen, pakbonnen en orderbevestigingen. Het is tweerichtingsverkeer: je ontvangt EDI-bestanden van een andere partij, maar die partij wil ook EDI-bestanden van jou.
Een softwarekoppeling fungeert hierin als de vertaler. Wanneer er een EDI-order binnenkomt, zal de softwarekoppeling dit bestand oppakken en automatisch in jouw ERP- of boekhoudpakket plaatsen. Zo kun je met die partij blijven werken, volgens het nieuwe formaat!
Dat is pas ‘Ediaal’!
Wat kan een softwarekoppeling mij nou opleveren?
Wij ontwikkelen onze softwarekoppeling met oog op één uiteindelijk doel: jou tijd, geld en ergernis besparen. Als je bij ons een softwarekoppeling afneemt, heb je er geen omkijken meer naar. Het werk wat je eerst handmatig verzette, wordt nu automatisch op de achtergrond verwerkt. Mocht er onverhoopt iets fout gaan, dan komt dit direct bij ons naar boven en kan hier actie op ondernomen worden. De tijd die je kwijt was aan het handmatige werk kun je nu besteden aan echt belangrijke zaken!
Om een voorbeeld te geven van het effect van een koppeling in de praktijk: In 8 maanden tijd werden er bij Dusseldorp 1800 mutaties gedaan vanuit Synergy naar Exact Financials. Iedere mutatie kostte hierbij oorspronkelijk rond de 5 minuten. Dit is dus een tijdsbesparing van 150 uur in 8 maanden, die nu ingezet kan worden voor andere zaken.
Voor een online supermarkt plaatsen wij de de financiële boekingen vanuit een CSV-bestand automatisch in de boekhouding. Dit zijn elke maandag weer ruim 1100 boekingen die zonder handmatige acties in Exact Online terecht komen.
Natuurlijk zijn deze vier situaties niet heilig en zijn er talloze andere koppelmogelijkheden. Tussen vrijwel alle softwarepakketten is wel een koppeling te leggen. Neem gerust contact met ons op! We kijken graag vrijblijvend mee naar een oplossing die jou tijd en geld bespaart en fouten voorkomt!
