12-05-2021
In 5 korte blogs klaar voor een EDI integratie
Leuk dat je geïnteresseerd bent in mijn EDI blogserie! Deze serie stoomt jou klaar voor een EDI integratie in 5 korte blogs. In de vorige blog las je over het belang van een EDI integratie. In dit artikel bied ik je de handvatten om je proces voor jezelf in kaart te krijgen.
Wil je een concretere handleiding? Kijk dan eens naar onze EDI snelgids.
Is EDI nieuw voor je? Lees dan hier meer over wat EDI is.
Zo breng je jouw proces in kaart
Een EDI integratie automatiseert je processen. Het is daarom zaak dat je eerst je processen duidelijk hebt. De volgende punten kunnen je hierbij helpen:
- Wie zijn je (toekomstige) klanten?
Een belangrijke vraag, omdat dit bepalend is voor de aanpak. Kijk hierbij niet alleen naar je huidige klanten, maar ook naar de klanten die je in de toekomst wil bedienen. Zijn dit bijvoorbeeld alleen bedrijven binnen de Nederlands retail, of wil jij ook buiten de landsgrenzen gaan leveren? Zijn het bedrijven waarvoor jij direct deliveries gaat doen, of lever je aan distributiecentra (DC’s) en winkels?
Ken ook een prioriteit aan je klanten toe. Het is namelijk niet aan te raden om voor al je klanten in één keer met EDI te gaan starten.
- Wie zijn de overige stakeholders?
In de optimale situatie integreer je de volledige keten. Hoe dit er in de praktijk uit ziet hangt af van wie de stakeholders zijn en wat ze kunnen. Zet dit voor jezelf op een rijtje. Produceer je zelf producten of heb je dit uitbesteed? Wie doet de warehousing? Met welke logistieke partners werk je samen?
- Welke producten wil je verkopen?
Goede productinformatie is de basis (van een succesvolle EDI integratie). Je moet zelf goed vastleggen wat de GTIN’s en handelseenheden van de producten zijn. Dit is de informatie waarop jouw klanten hun orders baseren. Is de basis niet goed of ligt het niet goed vast in je ERP software, dan wordt een order nooit soepel via EDI verwerkt.
Realiseer je ook dat de EDI-afhandeling van producten die diefstalgevoelig zijn of een houdbaarheidsdatum hebben, complexer kan zijn. De levering moeten traceerbaar zijn of de ladingdragers moeten batchnummers en THT-datums bevatten.
- Wat zijn de uitzonderingen in je huidige proces?
Neem niet te veel hooi op je vork en probeer niet alles in één keer te automatiseren. Focus je op het basisproces waarin je de meeste winst kunt behalen. Breng de uitzonderingen in kaart. Denk hierbij bijvoorbeeld aan creditfacturen. Dit kan in veel gevallen nog prima op de ouderwetse manier als dit relatief weinig voorkomt.
- Met welke systemen werk je nu?
Breng in kaart met welke applicaties, platformen en versies je werkt. De te kiezen oplossing is namelijk sterk afhankelijk van de pakketten die je momenteel gebruikt, je tevredenheid hierover en je bereidheid om over te stappen als dit nodig blijkt. Werk je bijvoorbeeld al met een WebEDI oplossing, dan is dit iets wat helder moet zijn. Neem hierbij ook je e-commerce platformen mee, zoals een eigen webshop of externe marketplaces.
Bovenstaande punten pas ik in de praktijk vaak toe om het proces van de klant in kaart te brengen. Hopelijk heb jij jouw proces een stuk duidelijker in beeld gekregen hierdoor. In het volgende artikel ga ik in op je ambities. Jouw toekomstbeeld is namelijk van groot belang bij het ontwikkelen van een integratie. Tot de volgende!
Op zoek naar advies over een EDI oplossing voor jou? Neem gerust contact met me op via onderstaande gegevens of plan vrijblijvend een call in.
Heb je EDI vragen? Stel ze gerust!
